01
Die Rechnung kommt an.
E-Mails und Anhänge werden dem Vorgang zugeordnet. Der Beleg bleibt mit seinem Absender und dem Objekt verbunden.
Software für Hausverwaltungen
WEG / Miete / SondereigentumDie Software für Ihre
gesamte Hausverwaltung.
Die Rechnung. Die Buchung. Die Rückfrage dazu. UnitFlow verbindet Ihre Verwaltungsarbeit – bis ins Eigentümerportal.
UnitFlow kennenlernen Die Software ansehenEin Blick in den VerwaltungsalltagAufgenommen in UnitFlow mit Beispieldaten
KI-gestützter RechnungseingangBankanbindung per EBICSIntegriertes EigentümerportalIm Browser arbeiten
Anbindungen & Technologie
Für Banking, Versand und den Datenaustausch Ihrer Verwaltung.
- DKB: Bankanbindung per EBICS
- Naspa: Bankanbindung per EBICS
- E-POST: E-POST · Digitaler Briefversand
- sipgate: Telefonie & KI-Abschrift
- ista: Messdienst & Datenaustausch
- Techem: Messdienst & Datenaustausch
- KALO: Nutzerwechsel per API
- Minol: Messdienst & Datenaustausch
- EBICS: Standard für Bankkommunikation
- Resend: E-Mail-Versand
- Vercel: Cloud-Plattform
- Neon: Datenbank-Infrastruktur
- GitHub: Softwareentwicklung
01 / Die Verwaltung
Ein Vorgang zieht sich
durch viele Arbeitsschritte.
Der Zusammenhang bleibt.
Eine Handwerkerrechnung betrifft den Posteingang, das Objekt, die Buchhaltung und später die Abrechnung. In UnitFlow arbeiten diese Bereiche mit verbundenen Informationen.
02
UnitFlow liest vor.
Betrag, Lieferant und Fälligkeit werden ausgelesen. Die Software schlägt eine Kontierung vor und prüft den Beleg auf Unstimmigkeiten.
03
Die Freigabe bleibt geregelt.
Prüfung und Freigaben richten sich nach Ihren Einstellungen. Die Zahlung wird für die Übermittlung an die Bank vorbereitet.
04
Die Zahlung findet ihren Beleg.
Bankumsätze und offene Posten werden abgeglichen. Die Verbindung zwischen Rechnung, Buchung und Zahlung bleibt nachvollziehbar.
Auch der Versand gehört zum Vorgang: Dokumente im Portal bereitstellen oder Schreiben über die angebundenen Briefdienste versenden.
Vom Objekt bis ins EigentümerportalAufgenommen in UnitFlow mit Beispieldaten
02 / KI im Arbeitsablauf
Der Beleg ist da.
Die Vorarbeit auch.
KI ist dort hilfreich, wo heute gelesen, gesucht und abgetippt wird. UnitFlow setzt genau dort an.
Rechnungen auslesen
Lieferant, Betrag, Fälligkeit und weitere Belegdaten zur Prüfung vorbereiten.
E-Mails einordnen
Absender, Objekt und Inhalt erkennen, damit Nachrichten im richtigen Zusammenhang auftauchen.
Aus Zuordnungen lernen
Wiederkehrende Zahlungen und Kontierungen anhand bisheriger Entscheidungen besser vorschlagen.
Telefonate verschriftlichen
Gespräche und Mailbox-Nachrichten als Abschrift mit Kurzfassung direkt am Anruf.
BERG & SOHNHAUSTECHNIK
BeispielbelegWartung der Heizungsanlage
WEG Lindenstraße 12
Rechnung Nr. 2026–084
Wartung & Funktionsprüfung420,00 €
Umsatzsteuer 19 %79,80 €
Gesamtbetrag499,80 €
Zur Prüfung vorbereitet
- Objekt
- Lindenstraße 12
- Betrag
- 499,80 €
- Kontierungsvorschlag
- Wartung Heizung
Beleg prüfen und Zuordnung bestätigen
Heizkosten & Messdienste
Nutzerwechsel melden.
Abrechnungen übernehmen.
Ein Einzug ist in UnitFlow erfasst. Mit einer eingerichteten Messdienst-Anbindung können die zugehörigen Nutzerdaten direkt übermittelt werden. Verfügbare Abrechnungsergebnisse lassen sich ins System übernehmen und dem Objekt zuordnen.
Weniger Daten doppelt eingeben. Weniger Wechsel zwischen Verwaltungssoftware und Messdienstportal.
Ihre Messdienst-Anbindung besprechenUnitFlow ↔ MessdienstDatenaustausch
- 01
Einheiten abgleichen
Objekte und Einheiten dem Messdienst zuordnen.
- 02
Nutzerwechsel übermitteln
Ein- und Auszüge über die verfügbare API melden.
- 03
Abrechnungen übernehmen
Per API abrufen, soweit angeboten, oder als Datei importieren.
Abrechnungsabruf per API
Nutzerwechsel per API
Anbindung nach FreischaltungTelefonie mit sipgate
Das Telefonat ist vorbei.
Die Notiz steht schon da.
UnitFlow ist mit der Cloud-Telefonanlage von sipgate verbunden. Jeder Anruf erscheint in der Verwaltung und wird dem Eigentümer, Mieter oder Handwerker zugeordnet. Gespräche und Mailbox-Nachrichten der Zentrale schreibt die KI ab und fasst sie in wenigen Sätzen zusammen.
Kein Mitschreiben, kein Abtippen. Verpasste Anrufe stehen als Rückrufliste bereit und erledigen sich, sobald jemand zurückgerufen hat.
Telefonie in der Vorführung ansehensipgate ↔ UnitFlowAnruf, Abschrift, Vorgang
- 01
Anruf erkennen
Die Nummer wird dem Eigentümer, Mieter oder Handwerker zugeordnet, verpasste Anrufe landen in der Rückrufliste.
- 02
Gespräch abschreiben
Mit Ansage und Widerspruchsrecht für Anrufende. Die KI erstellt Abschrift und Kurzfassung, die Tonaufnahme wird in UnitFlow nicht gespeichert.
- 03
Am Vorgang festhalten
Die Kurzfassung steht als Telefonnotiz bereit und wird mit einem Klick an die passende Aufgabe gehängt.
Cloud-Telefonanlage, Anrufe und Aufnahmen per API03 / Eigentümerportal & iOS
Für Eigentümer.
Auch unterwegs.
Eine Auskunft braucht nicht immer einen Anruf. Im UnitFlow-Portal finden Eigentümer die Informationen, die ihre Verwaltung für sie bereitstellt.
Das Eigentümerportal kennenlernenUnitFlow für iPhoneiOS-App kennenlernenHausgeld. Dokumente. Ihre WEG.
Alles im persönlichen Eigentümerbereich.
Alles im persönlichen Eigentümerbereich.
Jedes Mandat hat
seine Besonderheiten.
UnitFlow bildet unterschiedliche Verwaltungsarten ab. Die passende Sicht entsteht aus dem Objekt und den Aufgaben Ihrer Verwaltung.
WEG-Verwaltung
Hausgeld, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen. Versammlungen vorbereiten, Beschlüsse dokumentieren und Unterlagen für Eigentümer bereitstellen.
Hausgeld · Versammlung · BeschlusssammlungMietverwaltung
Mietverhältnisse, Sollstellungen und Zahlungseingänge zusammenführen. Rückstände bearbeiten und Betriebskosten auf die einzelnen Mietverhältnisse verteilen.
Mietkonto · Betriebskosten · MahnwesenSondereigentum
Für vermietende Eigentümer den Überblick behalten: Einheiten, Mieteinnahmen, Ausgaben und Auskehrungen mit Bezug zum jeweiligen Objekt.
Eigentümerkonto · Einnahmen · AuskehrungenAus der Praxis / Verto GmbH
Verto kennenlernenÜber 2.000 Einheiten.
Verwaltet mit UnitFlow.
Wir nutzen UnitFlow seit über einem Jahr und verwalten damit mittlerweile mehr als 2.000 Einheiten. Gerade in der Buchhaltung und der administrativen Verwaltung benötigen wir deutlich weniger Ressourcen.
Die KI unterstützt uns dabei, auch große WEGs mit rund 80 Einheiten in kurzer Zeit ins System zu übernehmen.
Über ein Jahrim täglichen Einsatz
Weniger Aufwandin Buchhaltung & Verwaltung
KI beim Onboardingauch für große WEGs
04 / Warum wechseln?
Weniger übertragen.
Mehr erledigen.
Entscheidend ist, wie gut die Software Ihre tägliche Arbeit verbindet. Diese drei Abläufe zeigen wir Ihnen gern am konkreten Beispiel.
Vom Beleg zur Zahlung,
ohne den Bezug zu verlieren.
Rechnungseingang, Kontierung, Freigabe und Bankabgleich gehören zum selben Arbeitsablauf. Sie sehen, welcher Beleg zu welcher Zahlung gehört.
Die Unterlagen liegen
schon im Portal.
Eigentümer finden bereitgestellte Abrechnungen und Dokumente selbst. Rückfragen laufen als Anliegen mit einem nachvollziehbaren Verlauf zusammen.
Den Vorgang weitergeben.
Den Kontext gleich mit.
Objektbezug, Dokumente, Korrespondenz und Bearbeitungsstand bleiben verbunden. Kolleginnen und Kollegen können an derselben Sache weiterarbeiten.
Ihre Abläufe in Zahlen
Was würde weniger
Handarbeit für Sie bedeuten?
Setzen Sie Ihren heutigen Aufwand und einen möglichen Zielaufwand ein. Die Rechnung zeigt, welche Zeitdifferenz daraus entsteht.
Rechnerische Zeitdifferenz / Monat
Beispielrechnung mit Ihren Eingaben. Keine gemessene UnitFlow-Leistung und kein Einsparversprechen.
Den Ablauf gemeinsam ansehenIhr Wechsel zu UnitFlow
Erst den Bestand verstehen.
Dann den Umstieg planen.
- 1Altsystem und Exporte ansehen
- 2Datenumfang und Übernahme abstimmen
- 3Bestände prüfen und gemeinsam starten
Für welche Hausverwaltungen ist UnitFlow gedacht?
UnitFlow richtet sich an Hausverwaltungen, die Wohnungseigentümergemeinschaften, Mietobjekte oder Sondereigentum betreuen. In einer Produktvorführung schauen wir uns an, welche Abläufe und Verwaltungsarten Sie benötigen.
Was übernimmt die KI konkret?
Die KI unterstützt unter anderem beim Auslesen von Rechnungen, bei Kontierungsvorschlägen und bei der Einordnung eingehender E-Mails. Ihre Zuordnungen können als Grundlage für spätere Vorschläge dienen. Die Verarbeitung und Freigabe hängen vom jeweiligen Vorgang und Ihren Einstellungen ab.
Ist das Eigentümerportal eine separate Software?
Das Eigentümerportal gehört zu UnitFlow. Freigegebene Dokumente, Kontoinformationen, Anliegen und WEG-Unterlagen sind mit der Verwaltung verbunden. Welche Informationen sichtbar sind, richtet sich nach den Berechtigungen und dem betreuten Objekt.
Was finden Eigentümer in ihrem persönlichen Bereich?
Kontoinformationen, freigegebene Dokumente, Anliegen und Informationen zur eigenen WEG. Die gezeigten Ansichten verwenden Demodaten. Der tatsächliche Umfang richtet sich nach Ihrer Verwaltung und Ihren Berechtigungen.
Wie läuft ein Wechsel zu UnitFlow ab?
Zuerst klären wir Ihren Bestand, das bisherige System und die verfügbaren Exporte. Anschließend legen wir gemeinsam fest, welche Daten übernommen und welche Bestände abgeglichen werden müssen. Aufwand, Umfang und Zeitpunkt stimmen wir vor dem Wechsel ab.
Lassen sich Telefonate einbinden?
Ja, über die Cloud-Telefonanlage von sipgate. Anrufe erscheinen in UnitFlow und werden Eigentümern, Mietern und Handwerkern zugeordnet. Gespräche und Mailbox-Nachrichten der Zentrale können mit Ansage und Widerspruchsrecht abgeschrieben und zusammengefasst werden; die Tonaufnahme wird in UnitFlow nicht gespeichert.
Was kostet UnitFlow?
Sprechen Sie mit uns über Ihre Einheiten, Verwaltungsarten und benötigten Abläufe. Sie erhalten ein darauf abgestimmtes Angebot.
UnitFlow kennenlernen
Bringen Sie Ihren
Verwaltungsalltag mit.
Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Abläufe in UnitFlow aussehen können. Mit Ihren Fragen zu Buchhaltung, Eigentümerkommunikation und dem Wechsel aus Ihrem bisherigen System.
Produktvorführung anfragen